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【简单易上手】如何提高工作效率?这有一套时间管理方法!

最近大家好像都很焦灼:

感觉每天就是忙,杂七杂八的工作实在是太多,明明已经很累了,但是最后却拿不出理想的成绩……

各种各样的烦恼和压力压得人透不过气来,为什么每天都很忙,但是不出效果呢?如何提高工作效率?

今天依旧是回答后台读者留下的问题,我帮拥有同样问题的你整理除了一套简单容易施行的时间管理方法,帮你有效提高工作效率。

 

制作关键事项待办清单

对于业务比较繁忙、杂事儿又比较多的管理者来说,至少要制作一份以周为单位的待办清单非常重要。

和大家分享一个我自己常用的待办清单模板,简单来说可以分成四大类:

1. 本周重点工作(五项以内)

2. 今日待办的重点工作(八项以内)

3. 长期需要经营的工作(三项以内)

4. 紧急待处理工作(两项以内)

如何提高工作效率

前面的内容不重要,重要的是后面括号里的项数限定,因为一旦你开始涉及好几项不同的工作,就很容易会失去焦点,我们每天多数的时间都浪费在了大多数其实可以押后安排或者交给下属推进的紧急工作上了。

要注意的是,“今日”和“长期”一定是上下分栏,提醒自己一定将自己框在某一天的工作当中,忽略了长期发展的需求或者远离了自己的目标。

同时“今日”一栏当中,也最好不要写立马要做的紧急事态,参考下方的长期目标和右面的周目标提前一天进行规划,所有的发生在当天的紧急事态,全部放在“紧急”一栏,然后进行筛选和辨别,哪些是真正需要自己完成的工作。

你可以像我一样制作一个表格每天进行更新,检查进度,也可以制作一张桌面,将工作直接进行分类,更加直观,养成习惯之后,你就不会轻易偏离目标的方向。

 

一套完整的团队工作管理制度

很多时候,管理者遇上的所谓“下属不积极”、“下属不出活”……问题,其实都是管理者本身在团队管理制度方面没有进行完善。

你有没有产生过这样的想法:尽管我没有出成绩,但是我努力了,那老板不给我钱是不是他压榨我?

其实我们的下属包括我们自己,都会习惯性专注自己的付出,下意识逃避不好的结果,但事实上这经常就会导致团队失去良好的氛围,失去活力和执行力。

所以首先非常有必要建立一套完整的、清晰的业绩考核制度,让员工建立起目标导向的工作习惯:比起考核我做了多少,不如考核我完成了什么,更加有监督和激励的作用。

其次是一套完整的工作流程,规模越大的公司越需要一套健全的工作管理流程,比如说现在被无数职场人吐槽的早会和周报、日报等等。

虽然在很多企业当中,这些已经被滥用成表面形式糟粕,但是用对了,它能帮你节省大量的管理精力和时间。

比如说早会–每天早上用极短的时间(五分钟以内,十人以下)进行简单的又非常重要的工作安排和汇报,员工报告自己今天的工作安排,或者你来安排重要的工作事项等等。

及时掌握每一位团队成员的工作动态。

记住只说他们做什么,尽量当面讨论怎么进行,散会后进行私下交流即可。

如何提高工作效率

再比如说日报,这种一不留神就会变成应付差事的存在,其实日报的存在并不是负担,作为管理者,一定要在一开始就告诉员工自己写日报的目的是什么。

根据不同岗位、不同工龄的员工,他们的日报重点也不一样,简单举个例子,年长的员工需要写得可能就是一天的工作安排以及遇到的问题,新来的员工重点梳理自己学到的东西和关键事项。

 

开会&工作汇报

最后再说说也是饱受诟病的开会和工作汇报。

经常会有员工角色的朋友来和我们吐槽“开会时间真的太长”、“工作汇报完全就是浪费时间”……很多人抱怨会议开个没完,浪费了他们宝贵的工作时间,因为都在讨论跟他们手上要解决的问题无关的事。

在说明这个方法之前,我需要你先明白两个问题:不管是开会还是工作汇报,你的目的和受众是谁?

先说开会这件事,首先就是确定目的和受众。

确定目的,是为了防止跑题,既然开会就一定要形成一个解决方案或者一个非常明确的方向。

确定受众,这个就比较干货了,建议大家把下面这几句话复制下来,写在备忘录里。

1. 给老板和上级开会–说结果,要资源,要说“做什么”,以结果为导向;

2. 和下属开会–说安排,分任务,征求意见,确定工作内容,强调“如何做”,过程导向;

3.和同级其他部门开会–表观点,说问题,一定要多表达自己的观点,强调自己的存在感;

4. 解决问题主题的会议–明主题,给答案,一定要有主持人;

这里有一个非常关键的地方就是把what、how、why分开来组织会议,这样也能极大提高会议的效率。

明确了这些问题之后,还有具体的会议流程,这里我就不再展开细说了,有机会再和大家专门分享。

如何提高工作效率

再说工作汇报,这个对于每个想要向上管理、想要升职加薪的人来说,是一项非常重要的工作,同时做好工作汇报,是一定会大大提升你的工作效率的。

对于你个人来说,就是向上管理,简单总结一下就是:先说结果,再说整体的进度,出现的问题,进行思考,最后提出改进的反思。

整个流程非常简单。

对于团队的下属们来说,一定要让他们养成主动向你汇报工作进度的习惯,这也是领导者该让下属明确的事情。

这里需要注意的就是,尽量因为自己想要纠正下属的工作,打断他的汇报,否则一问一答的情况下,他的注意力就会全部集中在自己身上,用各种理由来为自己开脱。

一旦出现这样的事情,基本上这个汇报可以说是极其失败的,因为十有八九,你会对这个下属产生坏印象,而这位下属也会非常不满你的管理。

最好的方式就是用清晰的文档或者表格将工作的对应的负责人以及他的工作目标记录下来,直观地就能看出每个人的效率,为了防止自己“摸鱼”被发现,员工们也会自然开始遵守规则,养成习惯。

今天我们从个人和团队管理两个方面,和大家解答了“如何提升自己和团队工作效率?”的问题,上面提到的表格工具,添加助理菠萝(V信:HCboluo),即可免费领取。

最后,如何做好管理工作?怎样成为优秀的管理者?

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